เครื่องพิมพ์หรือปริ้นเตอร์ ถือว่าเป็นอุปกรณ์ที่มีความจำเป็นอย่างมากสำหรับงานเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นในองค์กรและพิมพ์เอกสารเพื่อใช้งานพิมพ์เอกสารทั่วไป โดยลักษณะผู้ใช้งานในแต่ละรูปแบบของการพิมพ์ก็จะมีความแตกต่างกันไปตามประเภทของการใช้งาน เรามาทำความรู้จักกับเครื่องพิมพ์ในแต่ละรูปแบบกัน โดยจะแยกตามการใช้งานทั่วไป ดังนี้
- เครื่องพิมพ์ดอตเมตริกซ์ เป็นเครื่องพิมพ์ประเภทเครื่องแบบหัวเข็ม ลักษณะการทำงานนั้นจะเป็นในรูปแบบของผ้าหมึกคล้าย ๆ กับการทำงานของเครื่องพิมพ์ดีด ส่วนใหญ่เรามักจะพบเจอเครื่องพิมพ์ประเภทนี้ตามสำนักงาน ซึ่งข้อดีของเครื่องพิมพ์ประเภทนี้คือความประหยัดของหมึกเมื่อเทียบกับตลับหมึกแบบบอื่น ๆ โดยความละเอียดของตัวหมึกนั้นจะสามารถรองรับการพิมพ์ความละเอียดสูงสุดได้ที่ 360X360 จุดต่อตารางนิ้ว โดยจำนวนของหัวพิมพ์ส่วนใหญ่นั้นจะมีอยู่ 2 แบบด้วยกัน ได้แก่ 24 และ 32 หัวเข็ม ยิ่งหัวเข็มมากก็สามารถพิมพ์งานได้ละเอียดขึ้นไปด้วย โดยส่วนใหญ่เครื่องพิมพ์แบบดอตเมตริกซ์จะเป็นหัวพิมพ์แบบสีเดียว เพื่อใช้สำหรับพิมพ์ตัวอักษรเป็นหลัก ดังนั้น งานพิมพ์จะเป็นงานเอกสารเป็นส่วนใหญ่ เครื่องพิมพ์ในลักษณะนี้เหมาะกับผู้ใช้แบบสำนักงานมากกว่า เพราะด้วยข้อจำกัดของกระดาษที่จะต้องเป็นกระดาษเฉพาะแบบยาวในการพิมพ์
ส่วนจุดเด่นของเครื่องพิมพ์ประเภทนี้คือ ตลับหมึกที่สามารถพิมพ์งานได้ยาวนาน จึงช่วยประหยัดงบในการซื้อตลับหมึกได้มาก เพราะเครื่องสามารถพิมพ์ได้เป็นเวลายาวนาน
- เครื่องเลเซอร์พรินเตอร์ เป็นอีกหนึ่งประเภทของเครื่องพิมพ์ที่ให้คุณภาพในการพิมพ์สูงสุด ซึ่งเครื่องพิมพ์เลเซอร์พรินเตอร์นี้ราคาค่อนข้างจะสูง รวมไปถึงราคาของหมึกพิมพ์ที่สูงอีกด้วย โดยหลักการพิมพ์ของเครื่องพิมพ์เลเซอร์นี้เป็นการใช้ความร้อนในการรีดหมึกออกมา ในปัจจุบันได้มีการพัฒนาระบบกาารพิมพ์ให้รองรับทั้งการพิมพ์แบบเลเซอร์สีและเลเซอร์ขาวดำ โดยเราเรียกกันว่า เครื่องพิมพ์เลเซอร์พรินเตอร์ขาว-ดำ และเครื่องเครื่องพิมพ์เลเซอร์ ซึ่งคุณสมบัติการพิมพ์ในเรื่องของการพิมพ์นั้นมีความไวสูง และคุณภาพในการพิมพ์ถือว่ามีคุณภาาพที่สุดแล้ว ด้วยหมึกที่รีดด้วยความร้อนจากผงหมึกที่ให้ความละเอียดได้ดีกว่า Inkjet และยังรักษารายละเอียดต่าง ๆ ให้คงที่อยู่ได้เมื่อโดนน้ำ ทำให้เครื่องพิมพ์ประเภทนี้มีราคาที่สูง บวกกับการพัฒนาของผู้ผลิตเครื่องพิมพ์เลเซอร์ที่ทำเอาเทคโนโลยีมัลติฟังก์ชันเข้ามาใช้ เพื่อรองรับการใช้งานที่สะดวกขึ้นของผู้ใช้ทำให้การทำงานของผู้ใช้งานทำได้สะดวกขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการสั่งพิมพ์ผ่านระบบไร้สาย รองรับการพิมพ์ผ่านระบบเครือข่าย ส่ง Fax และทำการ Scan หรือถ่ายเอกสาร ถือว่าเป็นเครื่องพิมพ์แบบมัลติฟังก์ชันได้อีกเช่นกัน ในเรื่องของจุดเด่นของเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์นี้ก็มีอยู่ไม่น้อย คือ พิมพ์เร็วและเงียบที่สุด คุณภาพหมึกที่ดี และยังกันน้ำได้ในระดับหนึ่ง รองรับการพิมพ์ได้ทั้งสีและขาวดำ รองรับการใช้งานอื่น ๆ เช่น งานถ่ายเอกสาร งานแสกนและงานเอกสารอื่น ๆ และอีกทั้งยังรองรับการใช้งาน Fax ได้รองรับการใช้งานผ่านระบบเครือข่ายได้อีกด้วย
- เครื่องพิมพ์แบบอิงก์เจ็ต เป็นเครื่องพิมพ์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในปัจจุบัน เพราะไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้งานธรรมดาอย่างนักเรียน นักศึกษา รวมไปถึงกลุ่มองค์กรก็ดี ในการทำงานของตัวเครื่องอิงก์เจ็ตนั้นจะเป็นลักษณะของการฉีดน้ำหมึกลงบนตัวกระดาษ โดยจะรองรับการพิมพ์ทั้งภาพสีและดำ ซึ่งผู้ผลิตแต่ละค่ายก็จะมีคุณภาพหมึกและราคาแตกต่างกันไป โดยราคาหมึกนั้นเป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจซื้อในระดับหนึ่ง เพราะราคาหมึกหลังจากซื้อนั้นมีราคาที่แตกต่างกัน และอีกตัวเลือกหนึ่งสำหรับเครื่องพิมพ์แบบอิงก์เจ็ต ก็คือ เครื่องพิมพ์บางรรุ่นนั้นยังสามารถรองรับการพิมพ์กระดาษขนาดมากกว่า A4 ได้อีกด้วย สามารถรองรับการพิมพ์กระดาษขนาดกว้าง ๆ ได้ถึงขนาด A3 ซึ่งในปัจจุบันทางผู้ผลิตก็พยายามพัฒนาเครื่องพิมพ์ให้รองรับการใช้งานในระบบบข้อมูลเข้าเครื่องพิมพ์ได้สะดวกมากขึ้่นด้วยการใส่ USB เข้ามาเพิ่มความสะดวกในกาพิมพ์ เพิ่มเครื่องแสกน เข้าไปในตัวเครื่อง เพื่อให้รองรับการพิมพ์เอกสารและลูกเล่นอื่น ๆ ที่รองรับการพิมพ์ที่มากขึ้น จนเรียกกันอีกรูปแบบว่า เครื่องพิมพ์แบบมัลติฟังก์ชัน ซึ่งเป็นเครื่องพิมพ์ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้สามารถพิมพ์งาน และรองรับการใช้งานในรูปแบบของการพิมพ์เอกสารและงานภาพพิมพ์ต่าง ๆ รวมทั้งเพิ่มความสะดวกอื่น ๆ เข้าไปได้อีกด้วย
ในเรื่องของจุดเด่นของเครื่องพิมพ์แบบอิงก์เจ็ตก็มีอยู่มาก คือ ราคาเครื่องถูกและหาซื้อง่าย รองรับกระดาษได้ทั้ง A4 และ A3 รองรับการพิมพ์ได้ทั้งสีและขาวดำ รองรับการใช้งานอื่นๆ อาทิเช่น งานถ่ายเอกสาร , งานแสกน และงานเอกสารอื่น ๆ อีกทั้งรองรับการใช้งาน Fax ได้อีกด้วย